内容証明について

内容証明郵便とは

内容証明郵便のメリット

①本人の意思表明の事実を公的機関に残す

当事者間のみで何らかの意思表示を行った場合、後になって電話や口頭、通常の郵便では通知をした事実や、その内容および到達日等客観的に証明することが難しく証拠が一切残りません。また「そんな電話は受けていない」「そんな手紙はもらっていない」と言われればそれまでです。
では書留郵便にして出せば、郵便局の受取票が証拠になると思うかもしれません。
しかし手紙の中身はカラだったと言われればそれまでです。郵便局では、封筒の中に何が入っていたかまでは証明してくれません。
内容証明郵便では同じ内容の文書を最低３通作ります。相手に出す1通と差出人用1通、そしてもう1通は郵便局用で５年間保存されます。

②発信の日時が証明される

内容証明郵便を差し出すと、郵便局窓口では文書の文末に以下のような証明文が記載されます。
この年月日が当該郵便物の差出年月日であることを証明します。
『この郵便物は〇年〇月〇日第〇号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します　〇〇郵便局長㊞』

③相手に手紙が届いた年月日が証明される

内容証明郵便は、正式には『書留内容証明郵便』といい、内容証明郵便で郵送する場合には、郵便法第57条第2項により、書留郵便としなければなりません。
書留郵便の場合、手紙の引受けから配達までを記録することになっています。
しかし差出人の手元に残るのは郵便物の受領書だけなので、「発信した」事実しか証明できません。相手にいつ届いたかを証明するには『配達証明』を付けます。
「内容証明郵便＋配達証明」にすることで、差出人が送付した文書の内容、発信年月日だけではなく、それが相手に届き、実際に〇年〇月〇日〇時に郵便物を受け取ったことが公的機関の記録に残り、内容証明郵便の証明力は完全なものとなります。

④相手に心理的プレッシャーを与え、事実上の強制の効果がある

内容証明郵便には「事情によっては裁判もやむを得ない」といった差出人の堅い決意・真剣な態度や強い意思をそこから読み取ることができます。
配達証明つきの書留郵便のため、受取人は受領の際に押印を要求され、単なる郵便物ではないなと緊張します。
封を開くと、郵便局長の名義による証明文言と証明年月日が記され、ただの文書ではないと相手方に精神的な圧力をかける働きをもたらすと共に、事の次第が緊迫している印象を与え、今まで真剣に対応しなかった相手が直ちに対応してくる事もありえます。
このように内容証明郵便制度の本来持つ効果ではなく、副次的な効果により問題を解決するために利用される方が多いのも事実です。

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内容証明郵便のデメリット

①使用文字や書式等に制約がある

総務省により証明書が発行される関係上、使用文字や書式等に制約があります。
また書き間違え等で訂正・挿入・削除する方法も、郵便規則で決まっています。（112条2号）
１枚にかける行数や文字数にもこの規定に違反している場合には、郵便局の窓口で受け付けてもらえません。

②内容証明文書以外の書類や写真等の同封はできない

手紙とは異なり、内容証明文書以外の資料等の同封は一切できません。
なので主張する点を明確にするために、文章の中でわかりやすく表現し記載しなければならない煩わしさがあります。

③正確に書かなければならない

請求金額を間違えて記載したり、不用意に自分に不利な記載をすると、相手方に有利な証拠をして利用される恐れがあります。
また、相手方に心理的な効果を狙いすぎると、相手に悪感情を与えたり、表現を注意しないと脅迫的なものとなり、脅迫罪や恐喝罪になることもあります。その場合、内容証明郵便は犯罪を証明するための有力な証拠となってしまうこともあります。事実関係をよく調査して正確に書き、あいまいな事や余分な事は書かないことです。こちらの言いたい事を簡潔明快に書くことが大事です。

④相手との関係を考えて出す

なかなか回収できない債権の回収や何度も支払いの約束を破るような悪質な相手に対しては積極的に内容証明郵便を使うべきです。
しかし、親しい間柄や長い付き合いの取引先相手などには、内容証明郵便を出して請求するようなことは、絶交宣言をするに等しい行為だと言わざる得ません。
相手をよく考えた上で、譲歩の余地はあるのか、内容証明郵便を使うかどうか決める事が大切です。また内容証明郵便の文面も下手に出て懇願的な内容になることも必要ですし、場合によっては裁判もやむを得ないといった高圧的な内容で迫る事も必要です。
それによって相手の出方も様々です。何のために内容証明郵便で出すのかという目的をはっきりしないと良い効果も得られません。

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内容証明郵便の書き方

内容証明の形式には一定の制約があり、ひとつでも間違えると郵便局の窓口で受理してもらえません。

①字数や行数の制限

内容証明郵便には、１行内の字数、一枚内の行数、使用文字について制約があり、郵便規則と言う法律で定められています。（郵便規則112条）
　縦書きの場合：１行２０字以内、１枚２６行以内
　横書きの場合：１行１３字以内、１枚４０行以内
１枚の紙における文字数は最大５２０字です。これを超える場合は、それだけ料金がかさみます。

②文字の制限

使用できるのは仮名（ひらがな・カタカナ）漢字、数字および固有名詞の英字に限られます。
数字は算用数字や漢数字でも使用できます。
記号は括弧、句読点のほかに「一般に記号として使用されるもの」は使用できますが、あまり特殊なものは避けた方が良いでしょう。
記号は１個１字として計算されます。半角数字であっても１個１字として数えます。括弧は上下（横書きの場合は左右）合わせて１字として計算されます。

③字句の訂正

書き間違えたときの訂正の方法は郵便規則で決まっています（112条2号）
訂正、挿入、削除をする場合には、該当箇所に訂正、挿入、削除を施したうえで、その字数及び訂正の内容を欄外の余白などに「○行目○字訂正」といったように記入し、押印をしなければなりません。

④必要な通数

内容証明郵便を差し出すには、同一内容のものを最低３通は作る必要があります。
１通は相手方に送り、１通は郵便局に保存し、１通は差出人用です。
（相手方が複数の場合は、相手方の数プラス２通が必要です）

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内容証明郵便にかかる郵便料金一覧

これらの料金は郵便切手で納めます。
このうちの、内容証明料金分の切手は郵便局に保存しておく文書の余白に貼り、その他の切手は封筒に貼ります。

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内容証明郵便の出し方

内容証明の郵便局の流れ

①字数、行数、字句、押印など内容証明郵便の形式に従っているかをチェック

②チェック完了後、文書末尾空欄に確認の記載、押印をする

③手紙を(1)差出人の保管用、(2)郵便局の保管用、(3)受け取り人に郵送される手紙、とに振分

④指示に従い、受取人に送付する文書を封に入れ封緘をする

⑤「書留・配達記録郵便物受領証」を受け取り、引受け番号を記入する

受領証は、郵便物が何らかの事情で配達されなかった場合に生ずる損害賠償を請求するときに必要ですし、内容証明を出した証拠となるものです。
また、郵便局に保管した内容証明郵便を閲覧したり、内容証明郵便を紛失した場合に再度証明をしてもらうときにも必要です。

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内容証明書作成報酬料金

内容証明作成

15,750円＋5,250円／枚

内容証明の作成にいたる原因の事実関係を裏付ける書類を必ずご用意下さい
※事実関係の裏付け調査等、内容証明書の作成に付随した業務を受託する場合は、別途に報酬を頂きます。

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